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Com atuação na área de gestão de projetos há onze anos, a Fundação de Administração e Pesquisa Econômico-Social (FAPES) vem experimentando um incremento da demanda de serviços. O crescimento das atividades da Fundação, por sua vez, tornou imprescindível a aquisição de uma ferramenta capaz de atender à quantidade de registros realizados, à utilização de centros de custos e à aplicabilidade de normas inerentes ao terceiro setor com a flexibilidade e a fácil aplicabilidade que os sistemas comercializados pela Help Consultoria dispõem. Diante disso, desde 2006, a FAPES utiliza os sistemas Radar Contábil e Financeiro e Rubi – Gestão de Recursos Humanos, realizando um controle efetivo de todos os seus processos.

A aquisição das novas ferramentas foi estimulada pela criação das áreas de Contabilidade, Controle Interno e de Recursos Humanos. Até o primeiro semestre de 2006, as atividades contábeis e de RH eram realizadas por uma empresa terceirizada, fora da sede administrativa da Fundação. Até então, eram realizados diversos controles paralelos por meio de planilhas e os resultados operacionais só eram conhecidos no mês de abril do ano posterior, com a apresentação do balanço.

O aumento da quantidade de colaboradores, tanto de empregados contratados quanto de colaboradores eventuais, somada às diárias concedidas e à contratação de estagiários para atender às demandas dos diversos projetos geridos pela Fundação, tornou imprescindível a reorganização administrativa e a implantação de uma coordenação de RH. Além disso, nas áreas contábil e financeira, com a implantação do Controle Interno e da Contabilidade, tornou-se inevitável a aquisição de um software que pudesse ser adaptado ao terceiro setor, que trabalhasse de forma integrada e que ainda auxiliasse na elaboração das prestações de contas dos projetos. Além disso, era necessário que a solução atendesse às determinações fiscais, permitindo o registro dos fatos em tempo real e proporcionando a realização do controle orçamentário, fiscal e financeiro, tanto da administração quanto dos projetos.

Após um longo período de pesquisas, verificou-se que o sistema da Help era o que melhor atendia às necessidades da FAPES, tanto no aspecto funcional quanto na questão de investimento. Com o fim das negociações, foi estipulado o prazo recorde de implantação de trinta dias em virtude da necessidade de criação dos setores Contábil e de RH, que só funcionariam com as novas ferramentas. “Vale salientar que a fácil aplicabilidade do sistema e a metodologia dos instrutores da Help contribuíram bastante para o sucesso e o cumprimento do prazo previsto para a implantação”, ressalta Nailton Cazumbá, Coordenador de Controle Interno da FAPES.

Embora os sistemas adquiridos sejam utilizados, diretamente, nos setores financeiro, contábil e de recursos humanos, foram percebidas melhorias em todas as demais áreas da FAPES, especialmente em gestão de projetos e na prestação de contas aos órgãos executivos, já que as informações de um modo geral passaram a ser obtidas com maior agilidade e confiabilidade. Entre os principais benefícios, estão maior transparência e controle, melhor qualidade no atendimento e prestação de informações, mais agilidade nos registros, rapidez e qualidade na apresentação de informações gerenciais, além do cumprimento de prazos para processamento de pagamentos e apresentação de demonstrações contábeis. Os resultados já puderam ser verificados a partir do segundo dia de implantação das soluções, já que a FAPES não possuía ferramenta interna para administração de pessoal, pagamentos e contabilidade..

Recentemente a FAPES, juntamente com a Help, realizou a conversão do Rubi 4W para a versão Windows, proporcionando maior utilização da ferramenta, com obtenção de melhores resultados. De acordo com o Coordenador de Controle Interno, está ainda em fase de negociação a aquisição do Radar Patrimonial e Radar Gerencial, visando manter a integração das informações dentro de um único padrão de software.

Sobre a FAPES I - Instituída em 1997, a FAPES é uma instituição sem fins lucrativos que atua na gestão de projetos com entidades públicas e privadas nas áreas de administração, consultoria, planejamento, pesquisa e assistência técnico-científica, auditoria, assessoria, desenvolvimento de recursos humanos e ensino profissionalizante.