| |
A necessidade de se obter um controle mais eficaz de todas as operações levou a equipe do instituto Baleia Jubarte a buscar uma solução de gestão empresarial que possibilitasse a integração das rotinas financeiras e contábeis, bem como a obtenção de informações com agilidade e confiabilidade. Impulsionados pela indicação da Acont, empresa responsável pela contabilidade, o Instituto escolheu a Help Consultoria para implantar o Radar Empresarial e automatizar as principais atividades da organização. |
Antes da implantação do Radar Empresarial, em 2006, o cenário do Instituto se caracterizava por um controle não adequado. As prestações de contas eram trabalhosas e muitas vezes não asseguravam a confiabilidade necessária. Todo o controle era realizado em planilhas de Excel e as atividades estavam divididas entre uma contabilidade externa e de uma área financeira interna.
|
Em 2007, foi dado o primeiro passo para a otimização das operações, com a implantação dos módulos contábil, financeiro e de conciliação do Radar. A partir da implantação, os lançamentos são unificados e toda a documentação passa a circular exclusivamente dentro da instituição. Já o segundo passo aconteceu no final de 2008, com a implantação do módulo patrimonial. No início de 2009, foi criada, a partir do sistema, uma planilha capaz de extrair, com a precisão necessária, um relatório de todos os desembolsos mensais. “A partir daí, fechou-se o ciclo de informações que bastam para que se assegure ao instituto transparência e tranqüilidade durante auditorias, capacidade para prestação de contas aos financiadores e à sociedade civil e a viabilização da tomada de decisões com agilidade, por meio da obtenção de relatórios gerenciais com rapidez”, ressalta Valério Arbex, diretor administrativo do Instituto. |
De acordo com Arbex, o grande desafio do projeto dizia respeito justamente à realidade do terceiro setor. “No momento em que existem diversos financiadores, diversas fontes de recursos, acrescenta-se uma nova variável. Não bastava apenas classificar as despesas dentro do centro de custos; era necessário também amarrar as despesas a determinado recurso financiador”. Isso significa que, além de se obter um controle financeiro eficaz, as organizações do terceiro setor precisam prestar contas com transparência de todas as suas atividades para as empresas financiadoras e para a sociedade civil. Em virtude desta característica, foi necessário customizar no Radar um relatório que permitisse que fossem extraídas do sistema todas as informações necessárias à prestação de contas.
|
A partir da implantação do Radar, aliada ao aperfeiçoamento de todas as operações, o Instituto experimentou melhorias como a redução da margem de erro e a obtenção de informações com confiabilidade para a tomada de decisão. No entanto, os projetos não param por aí. “Hoje o Instituto dispõe de uma loja que ainda possui um número pequeno de transações. No entanto, no momento em que a loja apresentar um aumento de seu volume de vendas, será necessária a implantação de um controle efetivo. O mesmo acontece com a bilheteria, que ainda tem um fluxo pequeno operações”, explica o diretor administrativo.
|
Instituto Baleia Jubarte - O Instituto Baleia Jubarte é uma associação da sociedade civil, fundada oficialmente em 1996, que atua em diversas frentes, como pesquisa, conservação, educação ambiental e apoio à elaboração e implementação de políticas públicas. Atua de forma efetiva nas comunidades na quais está localizado, buscando levar informação, conscientização e educação ambiental. A sede do Instituto está localizada no município de Caravelas, no Sul da Bahia, com atuação desde Porto Seguro até o norte do Espírito Santo, onde desenvolve, entre outras atividades, o monitoramento do impacto sobre cetáceos das atividades de extração petrolífera, além do programa de resgate de animais encalhados e estudos sobre a população das baleias jubarte no Brasil. A outra base está situada na Praia do Forte, no litoral norte da Bahia, atendendo desde o estado de Sergipe, o litoral norte da Bahia e Salvador, até os municípios de lhéus e Itacaré. Na Praia do Forte, o Instituto mantém um centro de visitantes aberto aos turistas e à comunidade. A partir da implantação do Radar, as operações das duas bases do Instituto estão integradas.
|
|
