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Nas pequenas e médias empresas, após
a fase de implantação do sistema,
na qual as ações são
orientadas para a geração de
negócios e quase sempre sem um planejamento
adequado, segue-se a fase de consolidação,
voltada para controlar os custos e aumentar
a lucratividade. É neste momento, que
se percebe a carência de informações
confiáveis para a tomada de decisões
e repostas rápidas às demandas
do mercado, pois o crescimento acelerado geralmente
leva a utilização de diversas
ferramentas de automação, fundamentais
no momento da sua implantação,
que não compartilham a mesma base de
dados e têm limitações
para integração. |
Este problema é naturalmente
resolvido com a implantação de um
software integrado de gestão, um ERP, que
tem como objetivo integrar o sistema de informações,
eliminando o retrabalho e a duplicidade de informações.
Justamente nesta fase, quando as expectativas
sobre os resultados da implantação
do ERP são extremamente elevadas, é
que a grande maioria das pequenas e médias
empresas sofre uma grande frustração:
os resultados esperados não aparecem, tudo
continua a funcionar praticamente da mesma maneira,
mesmo após investir em software, infra-estrutura
e capacitação da equipe. Em alguns
casos são feitas várias tentativas
com outros ERPs, mas os resultados ainda ficam
longe do esperado.
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Na verdade, os softwares são
uma ferramenta imprescindível para a administração
eficaz de sistemas de gestão da qualidade,
mas não são uma solução.
Considerar o software como solução e
não como ferramenta, é um equívoco
que muitos cometem, principalmente em função
do discurso comercial de produtores e integradores
de software, que tentam criar a falsa idéia
de que a simples aquisição e implantação
de um software vai resolver todos os problemas de
gestão.
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Ou seja,
o sucesso da implantação de um software
integrado de gestão (ERP) passa necessariamente
pelos processos da organização (regras
de negócios), que devem estar documentados
de forma clara juntamente com todas as suas entradas
e saídas. Esta documentação do
sistema de informações é o ponto
de partida, funciona como plano de projeto para a
implantação do software integrado de
gestão (ERP), uma espécie de “planta
da casa que será construída”,
e é indispensável para o correto dimensionamento
dos recursos que serão alocados. Sem este plano
de projeto, é impossível fazer o gerenciamento
do projeto e garantir a execução do
seu escopo dentro do prazo e custos contratados.
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Outro
erro é subestimar o impacto gerado pela implantação
do software integrado de gestão (ERP) na organização.
A mudança no modelo de gestão, que é
composto pelo alinhamento da estratégia, processos
e pessoas, requer uma atenção especial,
um gerenciamento que permita alcançar os resultados
desejados através do envolvimento, adequação
e desenvolvimento das equipes para seus papéis
funcionais nos novos processos. As pessoas não
podem ser ignoradas, e o seu apoio ou rejeição
ao projeto é determinante no seu sucesso ou
o fracasso.
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| Lições
que deveriam ser aprendidas na seleção
do ERP: |
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O ERP deve ser aderente aos processos de negócio,
o preço é secundário e
só deve ser considerado na última
fase da seleção; |
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O
ERP deve dar suporte ao crescimento da empresa,
portanto a escalabilidade da solução
deve ser fortemente considerada; |
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O
fornecedor do software deve ser uma empresa
bem posicionada no mercado e que tenha condições
de manter a evolução funcional
e tecnológica do produto |
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Certifique-se
que o fornecedor dos serviços de implantação
tem a experiência necessária, procure
conhecer a equipe técnica, a metodologia
de trabalho e não deixe de visitar alguns
clientes referência; |
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Certifique-se
da qualidade do atendimento do suporte e da
disponibilidade e facilidade de acesso aos serviços
pós-venda, mais uma vez consulte alguns
clientes referência; |
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O
ERP deve ser capaz de se integrar com outros
ERPs. |
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